Tanda -Tanda Kelemahan Sesebuah Organisasi Pendidikan

1. Cabaran dan kehendak semasa menjadikan sesebuah organisasi pendidikan  semakin  kompleks. Dalam proses untuk berubah menjadi lebih kompleks, sudah tentu banyak usaha perlu dilakukan dalam memenuhi tuntutan semasa yang berbeza daripada keadaan sebelumnya. Keadaan ini diperlihatkan melalui usaha - usaha  yang dilakukan pada dekad kebelakangan ini bagi mengorganisasi semula institusi pendidikan.

2. Matlamat pengorganisasian semula institusi pendidikan adalah supaya institusi pendidikan berkenaan akan mampu berperanan dengan cekap dan berkesan dalam menghadapi perubahan dsan meningkatkan prestasinya. Pengorganisasian sesebuah institusi pendidikan yang baik selalunya bermula dengan penetapan  hasil prestasi (output) yang dihasratkan daripada organisasi tersebut. Kemudian barulah dilakukan kerja-kerja memetakan semula carta organisasi sekolah.

3. Dalam hal ini, antara tanda lemahnya sesebuah organisasi pendidikan adalah apabila struktur organisasinya didapati terlalu rumit. Kesilapan  sering dilakukan oleh pentadbir sekolah dalam memetakan semula carta organisasi sekolah ialah melakukan  penambahan bilangan lapisan tahap pengurusan di sekolah sehinggakan carta organisasi sekolah menjadi  rumit dan kompleks. Keadaan ini berpunca daripada wujudnya salah tanggapan dalam kalangan pentadbir sekolah bahawa organisasi sekolah umpama sebuah mesin yang komponennya saling bergantung untuk bergerak. Semakin kompleks organisasi, semakin kuat untuk bergerak.

4. Keadaan ini boleh menyebabkan timbul pelbagai halangan dan  kesukaran di dalam komunikasi terutamanya dalam hal persetujuan bersama terhadap sesuatu keputusan. Selain itu, masalah lain adalah akan berlakunya salah faham, pemesongan daripada objektif organisasi dan salah arah tumpuan. Kesannya, sudah tentu sesebuah organisasi tersebut akan sukar untuk bergerak bagi memenuhi objektif penubuhannya, malah  mustahil baginya untuk meningkatkan prestasi. Selain itu, dengan bertambahnya subordinat di bawah seseorang ketua akan mewujudkan gambaran bahawa pihak subordinat lebih banyak melakukan tugas sedangkan pihak ketua unit di atasnya tidak melakukan apa-apa.


5. Sepatutnya dalam membina semula sesebuah organisasi, perkara asas yang perlu diberi perhatian adalah keringkasan iaitu dengan mengurangkan bilangan lapisan tahap pengurusan  kepada yang paling sedikit bagi mengurangkan rantaian arahan. Ini dapat dilakukan dengan menggabungkan beberapa subordinat yang tugasnya lebih kurang sama menjadi satu unit kecil dan memisahkan subordinat-subordinat yang tidak berkenaan.

6. Tanda kedua wujudnya kelemahan di dalam sesebuah organisasi pendidikan adalah kekerapan berlakunya kesilapan/kelemahan yang sama secara berulang-ulang di dalam organisasi berkenaan . Walaupun "ada usaha" untuk menyelesaikan masalah tersebut, namun masalah yang sama tetap berlaku dalam bentuk yang baru.

7. Misalnya terdapat sekolah yang  menghadapi masalah pencapaian prestasi akademik  rendah secara berterusan walaupun “ada usaha” dilakukan bagi mengatasinya. Dalam hal ini, analisis yang tepat hendaklah dilakukan terhadap semua aktiviti dan program utama sekolah, analisis terhadap sumbangan yang diberikan oleh semua pihak, analisis terhadap keputusan-keputusan pengurusan serta analisis terhadap hubungan manusia di sekolah tersebut.

8. Berkaitan dengan hal ini juga, adalah satu kesilapan jika ada pihak dalam pentadbiran sekolah cuba menyelesaikan masalah ini secara mekanikal iaitu dengan hanya menyeret/memindahkan kotak kecil tugas di dalam carta organisasi. Keadaan ini hanya menggambarkan keadaan kurangnya berfikir, kurangnya kejelasan dan kurangnya kefahaman seseorang berkaitan usaha peningkatan prestasi organisasi pendidikan.

9. Tanda lain kelemahan organsasi pendidikan adalah apabila wujudnya terlalu banyak mesyuarat yang perlu dihadiri oleh ramai orang. Kelemahan ini wujud apabila  staf yang sama di dalam sesebuah institusi pendidikan (kecuali pihak atasan)  terpaksa menghabiskan banyak masanya bagi menghadiri pelbagai mesyuarat dengan kerap.

10. Keadaan ini jelas menggambarkan bahawa tugas-tugas di dalam organisasi berkenaan tidak didefinisikan dengan jelas, tidak distrukturkan dengan baik atau tidak dillaksanakan dengan penuh bertanggungjawab. Keperluan bagi menghadiri mesyuarat dengan kerap juga menggambarkan keputusan-keputusan dan analisis-analisis selama ini tidak dilakukan dengan tepat atau tidak dapat dilaksanakan dengan baik di dalam organisasi pendidikan tersebut.

11. Dalam hal ini, perkara yang seharusnya dilakukan adalah dengan meminimakan kekerapan bermesyuarat bagi memudahkan sesuatu tugas dapat disempurnakan dengan baik.

12. Seterusnya, antara tanda kelemahan lain adalah wujudnya keadaan terlalu mengambil berat terhadap perasaan orang lain dan sentiasa mengambil kira apa-apa yang orang suka atau tidak suka di dalam organisasi.  Ini bukanlah satu tindakan hubungan manusia yang baik di dalam sesebuah organisasi pendidikan. Keadaan terlalu menjaga perasaan orang lain  boleh melemahkan organisasi.

13. Tanda kelemahan sesebuah organisasi pendidikan berikutnya adalah wujudnya pengangguran tidak ketara dalam melaksanakan sesuatu tugas atau program. Dalam hal ini, terlalu banyak staf dilibatkan bagi melaksanakan sesuatu tugas atau program kecil sehinggakan ada dalam kalangan staf yang tidak melakukan apa-apa tugas. Perancangan dan penyusunan yang tidak tepat sudah tentu akan  mewujudkan pembaziran sumber manusia. Kesannya, staf yang terlalu ramai dalam sesuatu tugas juga akan menyebabkan mereka hanya sekadar bekerja tetapi tidak dapat menumpukan terhadap peningkatan prestasi.

14. Kesimpulannya, struktur organisasi pendidikan yang baik belum tentu dapat menjamin prestasi yang tinggi, namun struktur organisasi pendidikan yang lemah sudah tentu akan menjadi penghalang utama prestasi sesebuah organisasi. Dalam hal ini, prestasilah yang akan menjadi pengukur utama kejayaan sesebuah organisasi pendidikan.