Kecekapan Pengurusan Maklumat Menambah Keberkesanan Organisasi

1.Maklumat merupakan aset penting untuk mana-mana organisasi di dunia yang kompetitif pada zaman moden ini. Semakin besar sesebuah organisasi, semakin banyak dan komplekslah maklumat yang diperlukan.

2.Dalam konteks pengurusan institusi pendidikan misalnya, pihak pengurusan memerlukan pelbagai data termasuklah data tentang pelajar, kakitangan, harta sekolah dan sebagainya untuk mengurus sekolah dengan berkesan. Data tersebut pula hendaklah disusun, disimpan dan sentiasa dikemaskini supaya mudah diperoleh ketika hendak digunakan.

3.Walaupun demikian, pengurus selalunya jarang mendapat data jelas seperti yang patut dikehendakinya. Kesannya, banyak keputusan yang dilakukan adalah tidak berasaskan maklumat yang lengkap. Keadaan ini berlaku kerana maklumat yang diperolehi sememangnya tidak wujud ataupun pengurus memerlukan terlalu banyak masa, wang dan tenaga untuk mendapatkannya.

4.Dalam hal ini, adalah sesuatu yang tidak adil untuk cuba membuat keputusan berasaskan maklumat yang tidak lengkap. Ini kerana tanpa maklumat yang lengkap, sudah tentu tiada terdapat alternatif untuk membandingkan , dan tanpa perbandingan alternatif pilihan sudah tentu sesuatu tindakan tidak akan menghasilkan keputusan yang diingini.

5.Dengan itu, seseorang pengurus amat memerlukan maklumat yang relevan untuk membantu mereka merancang, mengawal dan membuat keputusan. Maklumat yang relavan ialah sesuatu maklumat yang mampu meningkatkan pengetahuan, mengurangkan ketidaktentuan dan dapat digunakan untuk tujuan tertentu pada masa akan datang.

6.Oleh itu, pengurusan maklumat dalam sesebuah organisasi pendidikan seharusnya menerima maklumat yang tepat,supaya dapat disebarkan kepada orang yang betul dengan menggunakan sistem yang sesuai untuk menguruskannya.

7.Dalam hal ini, sesuatu keputusan dalam bidang pendidikan hendaklah berasaskan kepada sesuatu data yang berupa fakta dan bukti yang tepat dan jelas, dan tidak boleh dilakukan berasaskan tekaan atau sangkaan yang lemah.

8.Jumlah maklumat yang dimiliki oleh sesebuah organisasi juga akan menentukan kualiti pembuatan keputusan organisasi tersebut yang seterusnya akan memberi kesan terhadap produk pendidikan yang bakal dihasilkan.

9.Oleh itu, seseorang pentadbir mesti mengambil berat dengan memudahkan aliran bebas maklumat daripada semua arah sama ada dari bawah ke atas, dari atas ke bawah dan ke sisi dalam sesebuah organisasi.

10.Maklumat yang disampaikan kepada penerima perlulah yang terkini, lengkap dan tepat untuk mengelakkan ketidaktentuan. Ketidaktentuan (uncertainty) dalam konteks pengurusan maklumat adalah keadaan apabila seseorang pengurus membuat keputusan berasaskan maklumat yang tidak tepat sehinggakan dalam keadaan tertentu dia sendiri tidak dapat meramal hasil daripada keputusannya.

11.Bagi memudahkan aliran bebas maklumat, pihak pengurusan organisasi memerlukan satu sistem untuk memudahkan mereka menghasilkan keputusan yang tepat.

12.Sistem Pengurusan Maklumat (MIS) ialah satu sistem untuk menukarkan data daripada sesuatu sumber sama ada dalam atau luar organisasi supaya menjadi maklumat yang dapat digunakan untuk membuat keputusan yang tepat dan berkesan untuk tujuan perancangan, mengawal dan membuat keputusan.

13.Sistem pengurusan maklumat (MIS) yang baik akan menyediakan maklumat yang diperlukan dengan pantas dan tepat bagi tujuan pengurusan organisasi dengan cekap dan berkesan. Pengurusan sistem maklumat melibatkan tiga sumber utama iaitu manusia, teknologi dan maklumat.

14.Sistem pengurusan maklumat adalah berbeza daripada sistem maklumat lain kerana sistem ini digunakan untuk menganalisis aktiviti-aktiviti operasi dalam organisasi pendidikan dan akademik.

15.MIS biasanya digunakan untuk merujuk kepada kumpulan kaedah pengurusan maklumat terikat kepada automasi atau menyokong manusia membuat keputusan , misalnya sistem sokongan keputusan, sistem pakar, dan sistem maklumat eksekutif.

16.Antara kelebihan MIS ialah sesebuah organisasi akan berkemampuan untuk melihat kekuatan dan kelemahan mereka dengan adanya laporan hasil, rekod prestasi pelajar dan sebagainya.

17.Seterusnya dengan mengenal pasti aspek-aspek tersebut akan dapat membantu sesebuah organisasi untuk memperbaiki proses operasi mereka yang mungkin ada kecacatan.

18.MIS juga dapat memberikan gambaran keseluruhan tentang operasi organisasi tersebut dan seterusnya dapat bertindak sebagai alat komunikasi dan perancangan.

19.Ketersediaan data pelajar dan maklum balas boleh membantu organisasi pendidikan tersebut untuk menyelaraskan proses organisasi mereka mengikut keperluan pelanggan (pelajar).

20.Pengurusan data pelajar yang berkesan boleh membantu sesebuah organisasi pendidikan untuk melaksanakan aktiviti perancangan sama ada pembangunan, akademik, ko kurikum atau sahsiah pelajar dengan berkesan.

21.Trend akademik dan tingkah laku pelajar yang boleh diramalkan oleh analisis laporan dari setiap unit di sesebuah institusi pendidikan.

22.Misalnya dalam konteks penyediaan kemudahan di sekolah, data tentang bilangan pelajar mengikut jantina dapat membantu pihak sekolah merancang pembinaan tandas tambahan pelajar supaya dapat mengatasi kesibukan penggunaan tandas pelajar pada waktu puncak.

23.Selain itu, data pendapatan isi rumah keluarga pelajar dapat membantu pihak sekolah merancang bantuan biasiswa kepada pelajar yang memerlukan.

24.Walaupun demikian, terdapat pelbagai masalah dalam pelaksanaan MIS di sesebuah institusi pendidikan antaranya kurang penglibatan pihak pengurusan dalam merekabentuk MIS, penekanan hanya lebih kepada komputer, kurangnya pengetahuan pihak pengurusan dalam penggunaan MIS dan kurangnya minat daripada pihak pengurusan.

25.Bagi mengatasi masalah ini, pihak pengurusan hendaklah diberi pemahaman sepenuhnya tentang MIS supaya mereka dapat memberikan sumbangan sepenuhnya dalam merekabentuk MIS.

26.Selain itu, komunikasi yang baik antara pakar maklumat dengan pihak pengurusan serta pengetahuan luas kedua-dua pihak dapat membentuk sesebuah institusi pendidikan dapat menghasilkan MIS sendiri dengan baik.

27.Pembinaan MIS hendaklah dilakukan melalui perancangan rapi dan tidak boleh dilakukan sewenang-wenangnya supaya dapat berfungsi dengan baik apabila diperlukan.

28.Sesungguhnya pengurusan sesebuah organisasi pendidikan yang kompleks pada masa kini memerlukan seorang pengurus yang mahir tentang Sistem Pengurusan Maklumat kerana maklumat yang lengkap dan terkini akan dapat membantunya mengawal operasi organisasi yang diurusnya dan menghasilkan pembuatan keputusan yang bijak.